Kinh nghiệm về kỹ năng thuyết trình đạt hiệu quả...

Kỹ năng & Phương pháp Thuyết trình hiệu quả (Bài st...)



Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: HIỂU, TẠO DỰNG QUAN HỆ, và THỰC HIỆN.

Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.
Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện.
Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…
Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.

Về cấu trúc, nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ.

Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
- Không làm mất thời gian của người nghe
- Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây
- Cấu trúc tốt bài thuyết trình
- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn
- Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn
- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

(Bài liên quan…)

Sơ lược cấu trúc và nội dung của một bài thuyết trình

Mở đầu bài thuyết trình, bạn hãy thu hút sự chú ý của người nghe ngay lập tức, đưa ngay các thông điệp giới thiệu tổng quan, giới thiệu kinh nghiệm bản thân, giới thiệu vấn đề một cách sáng tạo như kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...

Nội dung chính của bài trình bày nên theo Tam đoạn luận (chia thành 3 phần lớn) và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày ý tưởng trong phần này. Ví dụ trình bày ý tưởng theo logic, theo thứ tự thời gian, trình bày từ tổng thể tới cụ thể, từ điều đã biết đến cái chưa biết, từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn, trình bày theo quan hệ nhân-quả, từ vấn đề tới giải pháp...

Kết luận của bài trình bày phải nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Trong phần này cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động, như "bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?"...

Một số lưu ý khi thuyết trình Powerpoint

Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận văn, đồ án tốt nghiệp.

Với sự hỗ trợ các công cụ như ngày nay con người nhiều khi bị phụ thuộc vào máy điều này làm cho người thuyết trình bị động. Và nhiều khi gặp phải các sự cố như mất điện và bị virút. Nên cần chuẩn bị cẩn thận trước khi lên thuyết trình. Nếu cần thiết chúng ta có thể in ra, và trong trường hợp xấu nhất có thể chúng ta nên tự thuyết trình không. Và đặc biệt lưu ý những gì chúng ta đã trình bày trên các slides thì chúng ta không nên đọc lại.

Một số lưu ý khi trình bày:
Trang chiếu phải có tiêu đề
Một trang chiếu không quá một chủ đề
Số nội dung không quá 6
Một nội dung không quá 2 dòng
Ngôn từ nhất quán
Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp
Thiết kế trang chiếu cân đối
Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm

Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu
Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch dưới hay khoanh tròn những điểm quan trọng.
Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.
Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.
Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.
Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.
Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.

Thuyết trình trước đám đông

Đứng trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống...

Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắc chắn chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh…đều có lợi cho bạn. Đồng thời có thể làm quen với khán giả. Chào một vài người khi họ đến. Nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ.

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi nói chuyện. Nắm vững thông tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY. Sắp xếp những gì bạn phải nói trong một trình tự HỢP LÝ. Hãy LÀM bài THUYẾT TRÌNH lôi cuốn ĐỂ ĐÁNG VỚI thời gian và sự chú ý của khán giả. TẬP bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái, trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe CHÍNH MÌNH. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân . Cố gắng phát huy ưu điểm trong suốt thời gian trình bày.

Khi nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin nhưng không tự kiêu. Giữ bình tĩnh. Cố tỏ vẻ thoải mái dù bạn có căng thẳng đến mấy. Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

Ngôn ngữ cơ thể rất quan trọng. Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước. Hãy sử dụng những thiết bị hỗ trợ âm thanh-hình ảnh hay đạo cụ nếu cần thiết. Nắm chắc cách sử dụng những phần mềm thuyết trình như Power Point. Đừng làm thính giả lóa mắt bằng cách dùng quá nhiều hình ảnh động, đọa âm thanh hay màu sắc loè loẹt không phù hợp với chủ đề.

Nói một cách thuyết phục như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự logic từ Mở bài (đưa ra luận điểm) đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất) tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

Không nên nhìn giấy quá lâu, nhưng thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin. Không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.

Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật. Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: nhìn thẳng vào mắt một vị thính giả trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông, và thình thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi. Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi nói chuyện thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.

Tạm dừng. Để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

Thêm chất hài hước vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

(Còn nữa...)